Grundsätzlich gilt:
Der Grundstückskaufvertrag wird selbständig durch den Notar weiter abgewickelt. Für die sichere Abwicklung trägt der Notar die Verantwortung und haftet hierfür den Vertragspartnern.
Bei der Abwicklung des Kaufvertrags ist der Notar aber zum Teil auf die Mitwirkung von Verkäufer(in) und Käufer(in) angewiesen, also zum Beispiel bei der Erteilung bestimmter Informationen, die schriftliche Bestätigung bestimmter Vorgänge, etc. Für eine reibungslose Abwicklung Ihres Notariats sollten Sie daher die nachfolgende Darstellung genau lesen und bei Fragen Rücksprache mit mir als Ihren Makler halten.
Die Abwicklungsschritte
des Kaufvertrages
Schritt 1
Nach der Beurkundung wird der Kaufvertrag intern beim Notar bearbeitet. Die evtl. noch bei der Beurkundung vorgenommenen handschriftlichen Änderungen auf der Originalurkunde werden textmäßig bearbeitet. Dieser Vorgang bekommt eine eigene Nummer in der Urkundenrolle (z.B. UR-Nr.879/2020). Jede Urkunde ist damit individuell erfasst mit dem Namen des Notars, der sie errichtet hat, dem Datum der Errichtung und der Urkunden-Rollennummer des Notars. Von der Originalurkunde – die mit allen handschriftlichen Änderungen beim Notar bleibt – werden Ausfertigungen, beglaubigte Abschriften und einfache Abschriften erstellt, die zur Abwicklung des Vertrags erforderlich sind.
Schritt 2
Wenn diese internen Arbeiten beendet sind, wird die praktische Abwicklung des Kaufvertrages durchgeführt. Hierzu erhalten zunächst Käufer(in) und Verkäufer(in) ihre Vertragsexemplare per Post und, wenn erforderlich, auch per E-Mail zugestellt.
Wird der Kaufpreis finanziert, erhält der Käufer/die Käuferin zwei Exemplare, eines für sich und eines muss an die finanzierende Bank weitergegeben werden.
Der Verkäufer/Die Verkäuferin erhält sein Exemplar mit der Bitte, die Darlehenssummen, Anschriften und ggf. Ansprechpartner der im Grundbuch abzulösenden Gläubiger mitzuteilen, damit der Notar nachfolgend diese Gläubiger direkt anschreiben und um die Löschungsbewilligungen ersuchen kann.
Zeitgleich geht der Vertrag auch an die Stellen, deren Information zur Abwicklung erforderlich sind.
Dies sind im Regelfall:
Das Grundbuchamt mit dem Antrag auf Eintragung der Auflassungsvormerkung zu Gunsten des Käufers/der Käuferin;
Die Verwaltung mit dem Antrag auf Erteilung der Verwalterzustimmung, wenn Grundbuch oder Teilungserklärung eine solche Zustimmung vorsehen;
Das Grunderwerbssteuerfinanzamt mit der Folge, dass der Käufer/die Käuferin nachfolgend einen Grunderwerbssteuerbescheid erhält;
Der Gutachterausschuss, der Grundstückskaufverträge und Kaufpreise sammelt, unter anderem zur Ermittlung der Bodenrichtwerte;
Von der finanzierenden Bank erhält der Käufer/die Käuferin Unterlagen, die für den Notar bestimmt sind. Es handelt sich um das bankinterne Formular zur Grundschuldbestellung, (Absicherung der Bank für das gewährte Käuferdarlehen). Diese Unterlagen müssen per Post oder per E-mail an den Notar übersandt werden. Grundsätzlich muss ein gesonderter Termin vereinbart werden, um die Grundschuld zu bestellen. Das Bankformular darf aber regelmäßig nicht verändert werden. Der Käufer/Die Käuferin hat sich meist zuvor bereits im Darlehensvertrag zur Bestellung einer Grundschuld in dieser Form verpflichtet. Bei Verhinderungsgründen und im Ausnahmefall kann daher auch so verfahren werden, dass die Grundschuld mit den Vollmachten auf die Notariatsfachangestellten bestellt wird, die im Kaufvertrag genannt sind. In diesem Fall wäre ein erneutes Erscheinen beim Notar nicht erforderlich. Nach den gesetzlichen Vorgaben soll dies aber der Ausnahmefall bleiben.
Hat der Verkäufer/die Verkäuferin die Daten zu den abzulösenden Gläubigern bereits mitgeteilt, erfolgt gleichzeitig ein Schreiben des Notars an diese Gläubiger mit der Aufforderung zur Erteilung einer Löschungsbewilligung unter Mitteilung, welche Beträge noch zu zahlen sind. Werden diese Daten vom Verkäufer/von der Verkäuferin erst nach der Beurkundung nachgeliefert, erfolgen diese Schreiben zeitlich später.
Sobald die Wirksamkeitsvoraussetzungen des Vertrages vorliegen, insbesondere eine erforderliche Verwalterzustimmung, erhält der Mieter eine Kopie des Vertrages, wenn bei der Beurkundung festgestellt wurde, dass er ein gesetzliches Vorkaufsrecht hat. Dieses Schreiben ist verbunden mit der Bitte, auf das Vorkaufsrecht zeitnah zu verzichten. Reagiert der Mieter auf dieses Schreiben nicht, erlischt sein Vorkaufsrecht zwei Monate nach Zustellung des Schreibens.
Die sogenannten Veranlassungen des Notars sind notarieller Standard und werden bei fast jedem Kaufvertrag erforderlich sein. In manchen Fällen komplizierter Vertragsgestaltung und Vertragsabwicklung kommen weitere Schritte hinzu, die aber der Notar ebenso wie bei der normalen Abwicklung selbständig für Verkäufer(in) und Käufer(in) übernimmt. Benötigt der Notar von Verkäufer(in) und Käufer(in) mehr Informationen und Zuarbeit, wird er sich direkt an sie wenden und dies bereits in der Beurkundung ankündigen.
Schritt 3
Den geschilderten Ablauf wird der Notar Schritt für Schritt überwachen und sich seine Handakte auf entsprechende Wiedervorlage legen.
Schritt 4
Der Notar hat bei der Überwachung der weiteren Abwicklung des Vertrages dem Sicherungsbedürfnis verschiedener Parteien Rechnung zu tragen:
Der/Die Verkäufer(in) ist davor zu sichern, sein Eigentum ohne Zahlung des Kaufpreises zu verlieren.
Der/Die Käufer(in) ist davor zu schützen, den Kaufpreis zu verlieren, ohne dafür das Eigentum zu erhalten.
Die im Grundbuch eingetragenen Alteigentümer sind davor zu schützen, ihre Sicherung zu verlieren, ohne eventuell noch geschuldete Beträge zu erhalten.
Die finanzierende Bank ist davor zu schützen, dass das Darlehen ohne Sicherung im Grundbuch an den/die Käufer(in) ausgezahlt wird.
Schritt 5
Die nächsten Schritte werden dann ergriffen, wenn sämtliche Zahlungsvoraussetzungen vorliegen, also insbesondere dann, wenn sämtliche erforderlichen Schriftstücke beim Notar eingegangen sind. Im Regelfall ist eine Fälligstellung des Kaufpreises etwa 4-6 Wochen nach Beurkundung möglich. Dies liegt nicht an den langen Bearbeitungszeiten beim Notar sondern im Regelfall an folgendem:
Ist die Verwaltungszustimmung erforderlich, muss diese in notarieller Form durch den Verwalter abgegeben werden. Der Verwalter muss also einen Termin abstimmen, der Notar, der die Unterschrift des Verwalters beglaubigt hat, muss die Unterschriftsbeglaubigung fertigen und an den Notar des Kaufvertrages übersenden. Dies dauert in der Praxis im Regelfall bis zu 4 Wochen.
Die abzulösende Bank muss eine Löschungsbewilligung erteilen. Der Notar meldet zwar den Vertrag direkt an den Altgläubiger und bittet um Erteilung dieser Löschungsbewilligung, im Regelfall setzt sich der Altgläubiger dann allerdings erst mit seinem Kunden – dem Verkäufer/der Verkäuferin – in Verbindung. Im Übrigen muss auch dort eine Löschungsbewilligung in notarieller Form erteilt werden. Im Regelfall muss der Notar, der den Grundstückskaufvertrag abwickelt, daher auch auf diese Löschungsbewilligung ca. 4-5 Wochen warten.
Wenn ein Vorkaufsrecht des Mieters besteht, kommen in den zeitlichen Ablauf allerdings einige Unwägbarkeiten: Kann der Mieter sich doch bis zu zwei Monate Zeit lassen, um auf die Frage des Notars, ob er das Vorkaufsrecht nutzen will, zu antworten. Antwortet der Mieter nicht, muss also mit der Abwicklung zwei Monate gewartet werden, da erst dann das Vorkaufsrecht des Mieters kraft Gesetz erlischt. Bei Kaufverträgen über vermietete Eigentumswohnungen, bei denen ein Vorkaufsrecht des Mieters besteht, muss dementsprechend eine Abwicklungszeit von mindestens zwei Monaten einkalkulieren.
Prüfung des Kaufvertrages
Sobald aber alle Voraussetzungen vorliegen, wird der Notar nach nochmaliger intensiver Prüfung des Vertrages und der eingegangenen Schriftstücke schnellstmöglich den Kaufpreis zur direkten Zahlung durch den Käufer/die Käuferin fällig stellen. Die sogenannte Fälligkeitsmitteilung an den Käufer/die Käuferin enthält zunächst die Bestätigung des Notars, dass alle Sicherungsvoraussetzungen, die im Kaufvertrag vorgesehen sind, vorliegen, (z.B. dass die Vormerkung gewährleistet ist, die Verwalterzustimmung vorliegt, die Löschungsbewilligungen der Altgläubiger vorliegen, ein eventuell bestehenden Vorkaufsrecht des Mieters durch Verzicht oder Fristablauf erloschen ist), und den Hinweis, dass der Käufer/die Käuferin nunmehr binnen der im Vertrag festgelegten Frist (meist 14 Tage) zu Kaufpreis zu zahlen hat. Beigefügt ist dann auch ein Zahlungsplan mit den entsprechenden Konten. Wenn keine Zahlungen an im Grundbuch eingetragene Altgläubiger(innen) zu zahlen sind, enthält der Zahlungsplan nur einen Hinweis auf das Konto des Verkäufers/der Verkäuferin. Dorthin ist dann der Kaufpreis zu überweisen. Sind noch Gläubiger(innen) abzulösen, teilt der Notar den Kaufpreis nach Vorgaben der Gläubiger(innen) in verschiedene Tranchen auf. Dem Käufer/Der Käuferin werden hier die genauen Beträge benannt und die jeweiligen Konten, auf die zu überweisen ist.
Wird der Kaufpreis finanziert, muss der Käufer/die Käuferin diese Fälligkeitsmitteilung an seine finanzierende Bank weitergeben., die dann die Überweisung(en) entsprechend vornimmt. Von der Fälligkeitsmitteilung erhält der Verkäufer/die Verkäuferin eine Abschrift, sodass er/sie darüber informiert ist, dass er/sie den Kaufpreis innerhalb der dort vereinbarten Frist erwarten kann.
Viele Zeitabläufe sind durch den Notar nur grob abzuschätzen. Dementsprechend ist der im Kaufvertrag genannte Fälligkeitstermin nur eine Prognose und kann sich deutlich nach hinten verschieben, wenn eine der Fälligkeitsvoraussetzungen längere Zeit in Anspruch nimmt als ursprünglich gedacht, (z.B. Der Verwalter erteilt eine Zustimmung erst nach sechs Wochen, die Löschungsbewilligung einer Bank geht erst nach zwei Monaten ein, etc. etc.). Der Zahlungstermin verschiebt sich dann automatisch und damit dann auch der Übergabetermin hinsichtlich des Kaufobjekts. Eine Neuregelung oder gar Neubeurkundung eines Kaufvertrags ist aber nicht notwendig.
Schritt 6
Zur Sicherheit des Verkäufers/der Verkäuferin ist vereinbart, dass zunächst die Zahlung des Kaufpreises und dann die Übergabe des Kaufobjekts erfolgt. Dementsprechend sollte der Verkäufer/die Verkäuferin den Eingang des Kaufpreises überprüfen. Wird der Kaufpreis „aufgesplittet“ und zum Beispiel zum Teil an abzulösende Gläubiger überwiesen, sollte der Verkäufer/die Verkäuferin auch bei diesen nachfragen, ob der Kaufpreisanteil auch dort eingegangen ist. Erst wenn der Kaufpreis überall vollständig eingegangen und bestätigt ist, sollte der Verkäufer/die Verkäuferin das Kaufobjekt auch übergeben.
Schritt 7
Nachfolgend benötigt der Notar eine schriftliche Mitteilung des Verkäufers/der Verkäuferin, (E-Mail genügt!), dass der Kaufpreis (überall) vollständig eingegangen ist. Erhalten mehrere Verkäufer(innen) jeweils Teilkaufpreise, ist die schriftliche Bestätigung jedes einzelnen Verkäufers/jeder einzelnen Verkäuferin gegenüber dem Notar erforderlich.
Schritt 8
Nach Zahlung des Kaufpreises erfolgt nun die Übergabe des Kaufobjekts, die die Parteien untereinander organisieren. Hiermit hat der Notar nichts zu tun. Wir als Makler stehen aber beiden Parteien hilfreich zur Seite. Bei vermieteten Kaufobjekten beschränkt sich die Übergabe allerdings im Regelfall nur auf die Überlassung der Objektunterlagen, da die Räume selbst ja fremdgenutzt sind. Es findet hier also praktisch eine wirtschaftliche Übergabe statt. Hierzu muss der Verkäufer/die Verkäuferin dem Mieter/der Mieterin Mitteilung machen, dass die Miete nunmehr auf das neue Konto des Erwerbers zu zahlen ist. Aus Sicherheitsgründen sollte diese Mitteilung durch den Verkäufer/die Verkäuferin erst dann erfolgen, wenn der Kaufpreis gutgeschrieben ist. Zwischenzeitlich eingehende Zahlung an den Käufer/die Käuferin hat der Verkäufer/die Verkäuferin unverzüglich an den Käufer/die Käuferin weiterzuleiten.
Nach der Zahlung des Kaufpreises und bei wirtschaftlichem Übergang des Objekts hat der Verkäufer/die Verkäuferin auch eine evtl. vom Mieter gezahlte Kaution auf den/die Käufer(in) überzuleiten. Zur Überleitung enthält der Kaufvertrag im Regelfall genaue Festlegung, insbesondere für die Barkaution.
Schlussendlich muss dann auch über die Nebenkosten des Mietverhältnisses zwischen Verkäufer(in), Käufer(in) und Mieter(in) abgerechnet werden. Auch hierzu enthält der Kaufvertrag im Regelfall eine dezidierte Regelung. Der Verkäufer/Die Verkäuferin sollte nach erfolgter Eigentumsumschreibung dem Mieter/der Mieterin hiervon Mitteilung machen und ihn/sie darauf hinweisen, dass mit der Eigentumsumschreibung das Mietverhältnis jetzt auch im Außenverhältnis auf den Käufer/die Käuferin übergegangen ist. Dies dient der Enthaftung des Verkäufers/der Verkäuferin, der/die sonst trotz der Eigentumsumschreibung und der Überleitung des Mietverhältnisses auf den Käufer/die Käuferin für bestimmte Ansprüche der Mieter weiter haften würde.
Mit der Eigentumumschreibung ist das Mietverhältnis im bisherigen Umfang und mit allen bisherigen Regeln dann auch tatsächlich kraft Gesetzes auf den Käufer/die Käuferin übergegangen. Es besteht kein Anspruch des Käufers/der Käuferin, auf Neuabschluss des Mietvertrages. Es besteht auch kein Anspruch darauf, den Mietvertrag an die geänderten Bedingungen anzupassen und den Käufer/die Käuferin als Vermieter(in) einzusetzen. Das Mietverhältnis geht vielmehr kraft Gesetzes so über, wie es bisher bestand. („Kauf bricht nicht Miete“).
Schritt 9
Der Notar wird erst nach Bestätigung des Verkäufers/der Verkäuferin über den Kaufpreiseingang eine Eigentumsumschreibung auf den Käufer/die Käuferin beantragen. Dies dient der Sicherung des Verkäufers/der Verkäuferin. Vorher oder gleichzeitig wird er die Löschung der Altbelastungen im Grundbuch beantragen, die die Verkäuferseite schuldet und auch die Eintragung einer Finanzierungsgrundschuld für die Käuferseite.
Voraussetzung der Eigentumsumschreibung ist allerdings, dass die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes vorliegt, nach der der Käufer/die Käuferin die Grunderwerbssteuer gezahlt hat. Hier gibt es Bearbeitungszeiten von durchaus zwei Monate bis zu einem halben Jahr beim Finanzamt, was an Folgendem liegt:
Das Finanzamt wartet zunächst alle Wirksamkeitsvoraussetzungen (z.B. Verwalterzustimmung) ab und bearbeitet den Antrag erst dann;
Das Finanzamt macht als Erstes einen Querverweis an das Veranlagungsfinanzamt des Verkäufers/der Verkäuferin, da geprüft werden soll, ob Steuerschulden bestehen.
Schritt 10
Wenn dann alle Anträge vollzogen sind, erhalten die Parteien einen neuen Grundbuchauszug, aus dem sich Folgendes ergibt:
Der Verkäufer/Die Verkäuferin ist in Abteilung I des Grundbuchs als Eigentümer(in) ausgeschieden, der Käufer/die Käuferin ist als Eigentümer(in) eingetragen.
Etwaige zu löschende Belastungen in Abteilung II (z.B. Nießbrauch, Wohnrecht, etc.) sind im Grundbuch gelöscht. Auch die Vormerkung des Käufers/der Käuferin, die vorübergehend seine/ihren Erwerb sichert und in Abteilung II des Grundbuchs eingetragen wird, ist dann wieder gelöscht.
In Abteilung III sind Altbelastungen des Verkäufers/der Verkäuferin gelöscht. Wenn der Kaufpreis finanziert wird, ist dafür eine Neubelastung für die finanzierende Bank des Käufers/der Käuferin eingetragen.
Schritt 11
Im Rahmen der Abwicklung des Kaufvertrags erhält der Käufer/die Käuferin verschiedene Zahlungsaufforderungen, die er /sie möglichst zeitnah erledigen sollte, damit es zu keiner Verzögerung der Abwicklung kommt. Es sind dies:
Vorschussrechnungen des Grundbuchamtes für jede vorzunehmende Eintragung, (für die Eintragung der Vormerkung, die Eintragung der Finanzierungsgrundschuld, die Eigentumsumschreibung, etc.)
Kostenrechnungen des Notars für die Beurkundung und Abwicklung des Kaufvertrages und eventuell für die Bestellung und Einreichung der Finanzierungsgrundschuld, wenn der Käufer/die Käuferin den Kaufpreis finanziert.
Eventuell Maklerprovision, sofern diese vereinbart ist.
Grunderwerbsteuerbescheid,
Sonstige Kosten (z.B. für die Verwalterzustimmung).